色々あり過ぎて

紙に出力することを印刷とかプリントアウトではなくコピーと表現する人、結構な数がいらっしゃる。コピーというとPPC機のことかと思ってしまうので、返答の際に「プリントアウト」と言い換えることでじわりと浸透させるキャンペーンを実施中だけど、なかなか。まあ、ハードコピーと呼んでいた時代もあったので間違いとも言えないのよね。ややこしくなるけど。

で、生徒さんところで相談にのっていたら、事務がエクセルで作った業務日報の様式をコピー→パソコンを使えない現場が手書きで記入→それを事務が目視でエクセルに入力→完了したらコピー→コピーをプリンタでスキャン→スキャンすると作成されるPDFをメールに添付で本社へ! これを毎日...という絵に描いたようなコテコテの案件。

さぁ、どう壊してあげようか。

私の父もメール添付で送られたPDFに電子サインを使わないでプリントアウトして押印してスキャンしてから返信しているものなぁ。助言を何度してもなかなか変化しない。そもそもPDFとWORD/EXCELの保存データの違いがよくわかってない。

その生徒さんとこは客先に送る請求書をメールに添付する時、.xlsxを作成メール内にコピペしていた。ブック内には請求書以外にも納品書・見積書・原価計算など様々なシートがあり、.xlsxを添付したら他のも全部見えますよと説明したらキョトン。話をしてどうやら「請求書を見える状態にして保存しているから請求書だけ送ってると思っていた」のが判明。

原本から複製したものなら良いのだけど、他社宛のを元にして書き換えているものもあるものだから、.xlsxを再利用して必要最低限だけ書き換えているもんだから、他社宛の数字が記載されたシートも混載して送信していた可能性がある事が今更になって発覚したわけで。なんとも言えぬこの事態、本社がちゃんと教育にコストかけないのが悪いよね。

さぁ、どう軌道修正してあげようか。